Guía Anáhuac para la preparación de un cartel científico

Guía Anáhuac para la preparación de un cartel científico

Antecedentes
Actualmente, las sesiones de reuniones y conferencias científicas, tecnológicas y humanistas han crecido y proliferado en respuesta a los avances exponenciales en la investigación. Durante los últimos treinta años, la necesidad de comunicar, diseminar, documentar y preservar el conocimiento, producto de las nuevas investigaciones, ha sobrepasado la capacidad de las sesiones de trabajo disponibles en este tipo de eventos. Como resultado y como componentes esenciales de las comunicaciones científicas, los carteles se han convertido en el tercer elemento clave de la tríada de publicaciones académicas, junto a los resúmenes y los artículos publicados en revistas.
Actualmente, las sesiones de carteles son una parte aceptada e importante de muchas reuniones. Esto se debe, en gran medida, al hecho de que la presentación de los resultados de los trabajos de investigación puede resultar más conveniente y alcanzar una mayor cobertura y atención cuando se utiliza este formato, que a través de una exposición verbal tradicional de 10 minutos. La exhibición del cartel permite que la información esté disponible por más tiempo y permita el análisis y la reflexión más sosegada y cuidadosa por parte de los lectores. Por esta razón, el cartel suele ser mejor que una presentación verbal para mostrar los resultados de una investigación compleja.
En 1976, la American Heart Association (AHA), una de las organizaciones más grandes de información científica, consideró inicialmente las exposiciones de carteles como una técnica efectiva y económica para presentar la investigación y aprobó la exposición de 180 resúmenes en esta modalidad, después de calificarlos con base en su mérito científico. El éxito obtenido fue tal, que para el año 2000, cerca de la mitad de los resúmenes aprobados para la reunión, (alrededor de 3,000 trabajos), fueron presentados como carteles.
Muchas otras organizaciones académicas, al igual que la AHA, han adoptado las exposiciones de carteles para sus congresos y reuniones. La cantidad expuesta en un sólo evento varía de diez hasta 13,000. Para este año, se estima que en el mundo entero se habrán aceptado para su presentación alrededor de medio millón de carteles.
En la medida que las sesiones de carteles se han convertido en parte normal de muchas reuniones científicas, las reglas por las cuales se rige su preparación se han vuelto mucho más precisas y estrictas. Con la finalidad de obtener, dentro de la diversidad natural de los temas de investigación abordados, una cierta uniformidad en cuanto a su tamaño, materiales utilizados y características generales, ha sido necesario especificar cuidadosamente tales requisitos.
En un principio, los carteles fueron elaborados mediante colage, una técnica plástica que consiste en la utilización de elementos diversos, como papel, fotografías, etc., cortados y estructurados libremente para ser pegados sobre un soporte, con libre elección de formas, colores y calidades.
Actualmente, sin embargo, las poderosas herramientas y técnicas del diseño digital y de los servicios de impresión, han favorecido que la producción de los carteles crezca y se popularice. Al reemplazar a las técnicas de “hágalo usted mismo”, los procesos de producción digital, aunados al conocimiento experto de los diseñadores gráficos, permiten salvar los obstáculos que representan las complejidades inherentes al espacio y la proporción. De este modo, en contraste con los primeros modelos no digitalizados, hoy se producen carteles con un aspecto mucho más profesional y con mayores facilidades para su transportación, reproducción o reducción de sus dimensiones para imprimirse en los folletos, las memorias o las revistas especializadas. Adicionalmente, esta clase de presentaciones digitales son mucho más fáciles de archivar y diseminar en soportes electrónicos.

Principios básicos

Es recomendable nunca preparar un cartel sino hasta conocer los requisitos especificados por los organizadores de la reunión.
Esta guía tiene la intención de ofrecer pistas y consejos para la preparación de carteles utilizando la producción y los procesos de impresión digitales. Existen algunos principios básicos a considerarse en la creación y presentación efectiva de la información generada como producto de las investigaciones.
Muchos de los principios aquí presentados, ponen atención especial a la utilización de gráficos digitales, pero también a la aplicación de principios estéticos y sugerencias prácticas que pueden aplicarse a las técnicas de preparación y producción de los carteles.

Objetivos del diseño de carteles

Como explicaciones visuales, los carteles científicos necesitan ser juzgados tanto por su presentación como por su contenido. Como herramientas de comunicación concisa usadas en presentaciones a grupos no muy numerosos de personas en sesiones interactivas, breves e informales, los carteles también necesitan ser atractivos visualmente y provocar la curiosidad. Un diseño efectivo de un cartel cumple estos propósitos mediante el acomodo apropiado de la información, la elegancia gráfica y la representación clara de datos complejos.
En la construcción de un cartel, se involucran tres elementos: el texto, los gráficos y los cuadros. Todos ellos, aunque sean mecanismos diferentes, tienen un propósito común: presentar información de una investigación útil e importante acerca de un tópico serio.
Debido a que los carteles científicos ofrecen explicaciones visuales concisas de investigaciones complejas, serán más efectivos cuanto más accesibles (amigables a la vista) y ricos en detalles (gráficos) sean. Ellos son simples en su diseño, evitan la decoración excesiva, pero son complejos en sus datos. Pueden ser simples pero siempre deben respetar la complejidad esencial del problema abordado y deben invitar a su audiencia a la reflexión. El amontonamiento y la confusión son fallas en el diseño y no atributos de la información.
Un cartel debe de explicarse por sí solo, permitiendo a los que los contemplen avanzar a su propio paso. Si un autor tiene que dedicar la mayor parte del tiempo a explicarlo, en lugar de responder preguntas científicas, el cartel habrá fracasado en mayor parte.
Hacer resúmenes de datos eficientes y convincentes es una tarea difícil, pero el proceso puede manejarse reconociendo que la claridad de la presentación, el acomodo adecuado de la información y la elegancia gráfica se encuentran en la simplicidad del diseño y la complejidad de los datos.
Mary Helen Briscoe sentencia: “Hace falta inteligencia, incluso talento, para condensar y centrar los datos en una presentación clara y sencilla que se lea y recuerde. La ignorancia y la arrogancia se manifiestan en unos carteles abarrotados, complicados y difíciles de leer.”

La organización del cartel

En un cartel se podrá organizar los puntos destacados de varios hilos de argumentación, lo suficientemente bien para que, los espectadores informados, puedan saber de qué se trata y si lo desean, enterarse de los detalles. Normalmente, la organización de un cartel debe seguir el formato IMRYD (Introducción, materiales y métodos, resultados, y discusión), aunque también toma en cuenta consideraciones gráficas y la necesidad de que sea sencillo. En un cartel bien diseñado hay muy poco texto y la mayor parte del espacio se destina a las ilustraciones.
Conviene insistir en que los carteles confusos y cargados de texto serán pasados por alto. La mayoría de los carteles malos, lo son porque el autor trata de mostrar demasiadas cosas. Los grandes bloques de material impreso, especialmente de pequeños caracteres no serán leídos. Por el contrario, las multitudes se congregarán en torno a los carteles sencillos y bien ilustrados.
La introducción debe presentar el problema sucintamente; el cartel será un fracaso a menos que exponga claramente su finalidad desde el principio.
La sección de métodos será muy breve; quizá solo una frase o dos basten para describir el tipo de métodos utilizados. Si el método es conocido, bastará con citar su nombre o al autor, e.g. “Se aplicaron dos instrumentos para la recolección de datos, el Cuestionario de Actividades de Estudio (CAE) y la encuesta – Desarrollo de Habilidades en el uso de la Información (DHI). Se realizó un estudio a nivel exploratorio a través de un diseño no experimental de tipo correlacional descriptivo.” “La concentración de proteínas totales se determinó utilizando el método de Lowry, O.H. et al. (1951)”
Los resultados, que frecuentemente son la parte más corta en un trabajo escrito, serán normalmente la parte principal de un cartel bien diseñado. La mayor parte del espacio disponible se utilizará para ilustrar los resultados, de ser posible expresándolos mediante gráficos y cuadros más que discursivamente.
La discusión deberá ser breve, destacando la interpretación principal de los resultados, la discusión puede finalizar con un apartado de conclusiones en la que éstas se formulen en frases breves numeradas o destacadas mediante viñetas.
La literatura citada debe reducirse para señalar sólo las referencias de mayor relevancia y, en su caso, se puede utilizar una tipografía de menor tamaño.
En el cartel, la introducción aparecerá arriba y a la izquierda mientras que las conclusiones abajo y a la derecha.

Preparación del cartel

Nota inicial: los caracteres en azul están dirigidos al diseñador gráfico
La clave para crear un cartel efectivo es la planeación y preparación cuidadosas, lo cual siempre toma más tiempo del que uno piensa.
El mismo tipo de fuentes debe utilizarse en todo y debe evitarse el uso de líneas de separación entre los diferentes tipos de información.
Los renglones de texto deben contener entre 10 y 12 palabras.
El texto en el cuerpo del cartel debe poder ser leído desde 1.2 m de distancia (no utilizar tipos menores a 1.3 cm de alto).
Además de los elementos de contenido anteriormente citados (IMRYD), el cartel tiene un encabezado que ofrece información sobre el o los autores, su afiliación o adscripción, datos de contacto y la clave de identificación del cartel.
En el ángulo superior izquierdo aparecerá la fotografía del o los autores.
Al centro, el título, que será corto y llamativo (en lo posible). Debe establecer la conclusión de la investigación, más que el proceso de la misma. Las palabras deben ser escritas completas evitando abreviaturas misteriosas que deban decodificarse. Las palabras deben de correr de izquierda a derecha (evitar textos verticales). Deberá resultar legible desde una distancia de al menos 1.8 m. Los caracteres habrán de ser gruesos y negros y de unos tres centímetros de altura.
En el ángulo superior derecho, los carteles deberán poseer un número de identificación asignado por el organizador.
Los nombres de los autores, se darán sin títulos o grados académicos, considerando solo el o los apellidos, una coma y las iniciales del nombre, e.g. Chávez Melo, O. situados por debajo del título, serán algo más pequeños aproximadamente de dos centímetros. Los caracteres del texto serán de unos 4 mm de altura.
Es muy importante que haya mucho espacio en blanco en todo el cartel. El apiñamiento de elementos alejará al público.
Es importante dejar muy en claro lo que debe de mirarse en primer lugar, en segundo lugar, etc. (aunque mucha gente seguirá leyendo el cartel al revés). Por ello se sugiere numerar consecutivamente los apartados IMRYD.
Lo realmente agradable de los carteles es la variedad de ilustraciones que pueden utilizarse. Aunque algunos autores consideran que no hay límites para el empleo del color, es preferible que éste sea utilizado con moderación y no con mucho contraste.
Pueden presentarse toda clase de fotografías, gráficas, dibujos, pinturas, radiografías y hasta tiras cómicas; el límite es la creatividad y capacidad artística del autor.
Para conjuntos de datos pequeños es preferible utilizar cuadros en lugar de gráficos. Los cuadros también funcionan bien cuando los datos presentados requieren de muchas comparaciones localizadas.
Pueden usarse breves explicaciones para mejorar el acceso a la riqueza de los datos y para hacer más atractivos los gráficos al lector. Las líneas en los datos de los gráficos deben ser delgadas. Los gráficos deben tender a ser horizontales, mayores en anchura que en longitud; idealmente un 50% más anchos que altos. El texto de los cuadros y gráficos debe verse integrado, evitando la segregación. Deben evitarse los códigos de sombras muy elaborados y las tramas cruzadas.
Pequeños mensajes pueden ayudar a explicar los datos. Las etiquetas pueden ubicarse sobre los gráficos en sí mismo. No se requiere del uso de leyendas
Ya que el impacto visual resulta especialmente decisivo en una sesión con carteles, se buscará la asistencia de un profesional en el talento gráfico.
El diseñador gráfico podrá crear un cartel atractivo que destaque visualmente al fin de que quienes pasen por delante puedan discernir fácilmente si es algo que les interesa.
Por otra parte el autor debe de concentrar su atención en expresar de la forma más clara, breve y precisa las ideas que intenta comunicar al público. Para ello debe intentar que el texto del cartel se ubique entre las 250 y no más de 350 palabras, dejando que las gráficas, figuras, cuadros y/o fotografías (cuidadosamente elaboradas o seleccionadas) transmitan la mayor cantidad de información posible.
La clave de planeación para desplegar carteles atractivos y profesionales está en lograr un argumento en el que fluya fácilmente la información. Este flujo debe de tener una claridad narrativa, contarnos una historia utilizando conjuntamente los elementos básicos de las palabras, los gráficos y los cuadros. Debemos trazar la historia de la investigación y analizar cuáles detalles tienen la riqueza, complejidad y relevancia necesarias para que entendamos la investigación en su totalidad.
Para complementar la información del cartel, una opción es la de elaborar documentos con información más detallada que puedan ofrecerse a aquellas personas que hayan mostrado interés en el contenido del mismo.